Оглавление:
4. 2. Регистрация документов
Регистрация — это фиксация факта создания или поступления путем проставления на нем индекса, даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. подлежат все, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.
6. 4 регистрация документов
Регистрация — важнейший этап работы с и определяется как «Запись учетных данных о по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».*
Как вытекает из определения, прежде всего придаёт юридическую силу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.
Документ регистрируют
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок.
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Помощь: Общие правила регистрации документов
Порядок регистрации в организациях устанавливается в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация — это фиксация факта создания или поступления в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера и запись сведений о в регистрационных формах.
Утверждение проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым для придания документу юридической силы.
Регистрация входящих документов
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.
Зарегистрировать поступивший – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).
Регистрация документов
Можно дать и более развернутое определение как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о, что позволяет создать базу данных о учреждения для последующего контроля за сроками исполнения и справочной работы по ней.
